Questa procedura deve essere eseguita nel caso si sia verificata una tra le seguenti circostanze:
- richiesta di recesso da parte del socio;
- mancata regolarizzazione della posizione associativa, dopo 15 giorni dall’invio del “Preavviso cancellazione come Socio”, la cui data è stata annotata nel foglio “Cronologia”;
- delibera del Consiglio Direttivo di esclusione del socio.
Passo 1: operazioni nel foglio ”StatoSoci” del DB IPSilon APS…
Nel foglio StatoSoci del DB_IPSilon_APS:
- Effettuare l’ordinamento dalla A alla Z sulla colonna DataAzione impostare il filtro 10 sulla colonna IdAzione .
- La colonna ProssimaAzione deve passare dal valore Cancellazione dal Libro dei Soci al valore Definitiva cancellazione account sul sito .
- Modificare la colonna DataAzione impostando la data di inizio mese o di metà mese più prossima alla data odierna più circa 3 mesi.
- Rimuovere le date presenti nelle colonne DataPrimoSollecito , DataEsecuzRinnovo e DataPrevistaRinnovo in quanto non più rilevanti.
- Nella colonna TipoCessaz selezionare il tipo di cessazione approrpiato al caso tra i seguenti valori possibili: Dec (Decaduto), Rec (Receduto) o Escl (Escluso).
- Nella colonna DataCessaz mettere la data della cessazione.
- Copiare dalla colonna IdAna gli Id degli utenti cessati (serviranno nel passo 2 e nel passo 3).
A seguito di queste operazioni, la colonna SocioAttivo viene automaticamente impostata al valore 0 che indica che il socio non è più “attivo”.
Passo 2: operazioni nel foglio “Cronologia”…
Nel foglio Cronologia del DB_IPSilon_APS:
- In coda alla tabella, inserire tante righe quanti sono gli utenti cessati.
- Copiare gli Id degli utenti nella colonna IdAna .
- Nella colonna Id , immettere i nuovi Id progressivi, a partire dal valore indicato sul piede della tabella.
- Immettere la data dell’operazione nelle corrispondenti posizioni della colonna Data .
- Nella colonna Nominativo , copiare la formula presente nel piede della tabella e incollarla nelle posizioni vuote delle righe inserite; subito dopo, copiare le celle appena valorizzate ed ri-effettuare l’operazione di incolla nella modalità “solo valori” al fine di sostituire le formule con i relativi valori risultanti.
- Nella colonna Attivita , immettere l’attività che ha causato la cessazione selezionando Recesso richiesto dal Socio , Decaduto (mancato pagam. Q.ta Ass.) o Escluso per delibera del Consiglio Direttivo nelle posizioni vuote delle righe inserite.
- Nella colonna IdAtt , copiare la formula presente nel piede della tabella e incollarla nelle posizioni vuote delle righe inserite; subito dopo, copiare le celle appena valorizzate ed ri-effettuare l’operazione di incolla nella modalità “solo valori” al fine di sostituire le formule con i relativi valori risultanti.
- Utilizzare la colonna Annotazione secondo necessità.
Passo 3: operazioni nel foglio ”Destinatari”…
Nel foglio Destinatari del DB_IPSilon_APS:
- Nella colonna Id , prima cancellare tutti gli Id presenti relativi alla precedente spedizione, poi incollare gli Id degli utenti ai quali inviare il sollecito (quelli copiati al termine del passo 1). Appena incollati i nuovi Id, le formule presenti nelle altre colonne ne valorizzeranno le relative informazioni.
- Copiare tutte le celle dalla colonna Id alla colonna o_a .
- Aprire il file Destinatari.xlsx con LibreOffice Calc. Nel foglio Destinatari , cancellare tutte le celle sotto la riga delle intestazioni, dalla colonna Id alla colonna nMesi e, dopo essersi riposizionati nella cella A2, effettuare l’operazione di “Incolla”: con questa operazione, i valori (non le formule) copiati dal foglio Destinari del DB saranno importati nelle corrispondenti posizioni di colonna.
- Se del caso (invio temporizzato di una grande quantità di email tramite il plugin di Thunderbird “Invia Dopo” ), verificare ed aggiornare le formule nella colonna Ora_Invio .
Passo 4: operazioni in Thunderbird…
Esecuzione della Procedura “Invio selettivo email personalizzate con Thunderbird” con il seguente modello di email per il mail-merge:
a: {{Email}}
Oggetto: IPSilon APS: notifica avvenuta cancellazione dal Libro dei Soci IPSilon
Car{{o_a}} Soci{{o_a}} {{Nome}} {{Cognome}}
Non avendo ricevuto alcun riscontro alla nostra email di “preavviso di cancellazione della sottoscrizione come socio IPSilon”, abbiamo provveduto a cancellare il tuo nominativo dal Libro dei Soci. A far data da domani, non riceverai più le convocazioni per l’Assemblea dei Soci e il tuo account sul sito sarà messo nello stato “inattivo”: dopo ulteriori 3 mesi, l’account sarà definitivamente cancellato.
Naturalmente, siamo dispiaciuti di non averti più come soci{{o_a}} e ci auguriamo che ciò non sia dipeso dal non aver corrisposto alle tue aspettative: un messaggio email con le ragioni della tua decisione e/o suggerimenti ci sarebbe di grande aiuto per migliorare la vita associativa e, se possibile, meglio corrispondere alle esigenze dei Soci.
Ti preghiamo di darci disposizioni per quanto concerne il mantenimento dei tuoi dati di contatto: in assenza di tua esplicita richiesta di cancellazione, continueremo ad utilizzarli per tenerti informat{{o_a}} sulle attività dell’Associazione, quali attività formative e/o seminari di aggiornamento sull’IPS.
Nell’auspicio di avere in futuro occasioni di collaborazione, ti salutiamo cordialmente..
Passo 5: Esecuzione della procedura “Aggiornamento del Libro dei Soci”…
Eseguire qui tutti i passi della procedura.
Passo 6: Operazioni sul sito web dell’Associazione……
Occorre mettere tutti gli utenti decaduti in stato “Inattivo”. Per far ciò in maniera massiva è possibile utilizzare il plugin di WordPress “Import/Export Users” con le con le seguenti opzioni:
- Send mail : nessuna spunta.
- Update existing users? : Si.
- Update emails? : No.
- Update roles for existing users? : No.
- Delete users that are not present in the CSV? : No.
Il file CSV di import dovrà contenere i campi user_login , user_email e rm_user_status . Quest’ultimo campo, se impostato con il valore 1 , indica che lo stato dell’utente è inattivo.
