PR50: Organizzare una Web Conference Meet su Google Workspace IPSilon

1. Accesso all’account amministrativo  info@ipsilonitalia.org  di Google Workspace IPSilon APS.
2. Apri Google Calendar e crea l’evento calendario nel giorno e all’orario convenuto.
   1. Aggiungi titolo. Digita un breve testo esplicativo della riunione (Es. “Riunione del Consiglio Direttivo di IPSilon”).

Fai click sull’evento e, nel pannello dell’evento che si apre, fai click sull’icona “matita” in alto a Dx per avviare la modifica dell’evento.

1. Controlla/completa il titolo per l’evento.
2. Controlla o imposta data, e orario di inizio e orario di fine della riunione.
3. Fai click su  Aggiungi videoconferenza di Google Meet . Al posto del pulsante appare la scritta  Partecipa con Google Meet  e sulla destra vengono mostrate 4 piccole icone:  ,  ,  ,   con, nell’ordine, le seguenti funzionalità: 
   • Copia le informazioni sulla conferenza;
   • Opzioni della video-chiamata;
   • Visualizza dettagli conferenza;
   • Rimuovi conferenza.
4. Fai click su   (Opzioni della video-chiamata). Nel pannello che si apre le opzioni sono raggruppate nelle seguenti 6 categorie:
   • Controlli dell’organizzatore:
     • Abilita  Gestione dell’organizzatore  che ti permette di limitare le funzionalita che i collaboratori possono attivare, come le note e le registrazioni di Gemini, se disponibili, e di concedere i privilegi di organizzatore ad altre persone (le pre-impostazioni vanno generalmente bene).
   • Sala d’attesa. Permette di abilitare la sala d’attesa e di decidere se ammettere automaticamente le persone che si trovano nella sala d’attesa non appena
     partecipa un organizzatore.
   • Record delle riunioni. Permette di registrare la discussione della riunione, consentire a Meet di prendere appunti automaticamente, creare una trascrizione. I dati raccolti durante la riunione, incluso l’audio, verranno utilizzati e conservati temporaneamente per creare artefatti della riunione.
   • Invitati. Permette di:
     • Abilitare/disabilitare la condivisione della registrazione della riunione con l’organizzatore e i co-organizzatori. ATTENZIONE: questa impostazione viene ignorata quando usi  Prendi appunti con Gemini .
     • Abilitare/disabilitare l’opzione “Tutti sono collaboratori moderati per impostazione predefinita“. E necessario prima comprendere i ruoli di:
       • collaboratori: tutti coloro che, salvo diversa impostazione, entrano nella riunione senza particolari restrizioni preventive; possono, cioé, utilizzare il microfono o la videocamera o condividere lo schermo. Questo è il caso ordinario di una riunione.
       • collaboratori moderati: coloro che, per effetto di restrizioni preventive, non possono condividere lo schermo o utilizzare il microfono o la videocamera (es. i partecipanti, non panelist, di un webinar)

       Tanto premesso, Questa impostazione serve infatti a decidere, se del caso, chi deve aver il ruolo di “collaboratore”, promuovendolo dallo stato di “collaboratore moderato”, ereditato da tutti i partecipanti per effetto della opzione abilitata, e chi invece resta come semplice “ascoltatore” (non può utilizzare il microfono o la videocamera o condividere lo schermo). Anche nel corso dell’evento, l’organizzatore o un co-organizzatore può promuoverli manualmente a collaboratori quando necessario. Lasciandola disabilitata, non viene applicata alcuna restrizione preventiva e i partecipanti mantengono le consuete facoltà di interazione.

     • Co-organizzatori. L’organizzatore può attribuire il ruolo di co-organizzatore per la specifica riunione ad uno o più tra i partecipanti all’evento, con il solo vincolo chepuò essere nominato co-organizzatore solo un partecipante con un account Google. I co-organizzatori possono disattivare l’audio di altri utenti, presentare il proprio schermo, avviare/sospendere/interrompere la registrazione, disattivare Gemini, ammettere visitatori e nominare altri co-organizzatori. 
     • Collaboratori. Questa impostazione serve infatti a fare il contrario: attivandola, tutti gli invitati entrano in riunione con limitazioni (modalità sola visualizzazione/ascolto) e sta all’organizzatore o ai co-organizzatori promuoverli manualmente a collaboratori quando necessario. Lasciandola disabilitata, non viene applicata alcuna restrizione preventiva e i partecipanti mantengono le consuete facoltà di interazione.
     • Collaboratori moderati. A differenza dei collaboratori, i collaboratori moderati non possono condividere lo schermo o utilizzare il microfono o la videocamera.
       | co-organizzatori possono disattivare l’audio di altri utenti, presentare il proprio schermo, registrare la chiamata, ammettere visitatori e nominare altri co-organizzatori. | co-organizzatori non vengono automaticamente aggiunti come invitati agli eventi.
       Le modifiche apportate qui non influiscono su una chiamata in corso.
   • Gruppi di lavoro. Nel caso di riunione con la divisione in gruppi di lavoro, questa impostazione consente la rimozione di invitati dai gruppi di lavoro.
   •  Gemini. Permette di abilitare/disabilitare l’opzione “I partecipanti alla riunione possono usare Chiedi a Gemini”.
   • Effettuate tutte le modifiche alle Opzioni della video-chiamata, fare click sul pulsante  Salva .
5. Aggiungi posizione. Può essere utile impostarla solo per riunioni in presenza per farsi aiutare da Google a fornire l’indirizzo esatto e la posizione.
6. Notifica. Quando si crea una riunione, Google imposta automaticamente una “notifica” 10 minuti prima dell’orario convenuto. Con il pulsante  Aggiugi notifica  è possibile aggiungere altri promemoria (notifica o email)
7. Aggiungi descrizione. In questo campo note è raccomandabile mettere dettagli (es. l’ordine del giorno) sulla riunione che vengono incluse, con tutte le altre informazioni, nella email di invito inviata da Google Calendar a tutti coloro di cui viene inserito l’indirizzo email nella sezione “Invitati” posta sulla destra.
8. Invitati. Fare click su  Aggiungi invitati  per immettere gli indirizzi email, anche in blocco separati da virgola o spazio, degli invitati.

Fai click sul pulsante  Salva   in alto, accanto al titolo. Se sono stati aggiunti invitati, viene mostrato ul pannello pop-up con il messaggio “Inviare un’email di invito agli invitati di Google Calendar?” tramite i cui pulsanti sarà possibile: 

1. Tornare alle modifiche;
2. Non inviare gli inviti;
3. Inviare gli inviti.